[Offre d’emploi] – SECRETAIRE DE DIRECTION

EMPLOYEUR

Le BASKET LATTES MONTPELLIER, club professionnel de Basket Féminin dispose d’un palmarès de 8 titres nationaux depuis sa création en 2007. L’équipe professionnelle évolue dans le championnat national élite (LIGUE FEMININE BASKET) et dispute la plus prestigieuse Coupe d’Europe (FIBA EUROLEAGUE WOMEN).

L’équipe professionnelle est représentée par 10 joueuses internationales soutenues par un staff sportif, les collectivités territoriales et 65 partenaires privés.

La structure amateur compte 300 licenciés pour 23 équipes engagées dont un CENTRE DE FORMATION et une ACADEMIE.

DESCRIPTIF DU POSTE

  • Lieu: Centre Eric Koechlin – 157 RUE DE LA PORTE LOMBARDE – 34 970 LATTES
  • Début: A partir de JUILLET 2021
  • Durée: 35H hebdomadaire
  • Contrat: CDI (Période d’essai de 2 mois renouvelables)

SECRETARIAT ADMINISTRATIF

  • Veiller au bon traitement des flux entrants en mettant en place des procédures de contrôle
  • S’assurer des transferts aux pôles concernés pour garantir la fluidité et la communication interservices
  • Contrôler le respect des procédures en matière d’inscriptions (abonnés, licenciés, bénévoles)
  • Verrouiller le suivi des dossiers médicaux (assurance maladie – mutuelle – indemnités jour…)
  • Suivi et lien étroit avec les collectivités territoriales (Subventions – Marché de prestations)
  • Garantir l’affiliation des joueuses en CHAMPIONNAT et COUPE EUROPE en lien avec l’assistant administratif.
  • Veiller au respect des démarches en ambassade et préfecture pour obtention de visa, passeport, titre de séjour
  • Conduire les réunions avec l’opérateur billetterie pour bon paramétrage du logiciel et affectations places
  • Garantir l’envoi des titres d’accès sur chaque match en lien avec l’assistant administratif.
  • Rédaction des compte rendus (Réunion Siège – Bureau Directeur) et des notes de service
  • S’assurer du traitement du courrier postal – retrait des recommandés – dépôt et retrait colis – suivi
  • Pilotage et Gestion de la flotte véhicules (Etat des lieux – Réservation Bus – Entretien et réparation)
  • Contact sur le SAV et suivi des abonnements téléphoniques et F.A.I
  • S’assurer des inventaires périodiques sur la boutique et alerte sur rupture de stock

SERVICE LOGISTIQUE et EVENEMENTIEL

  • Coordinateur ou coordinatrice général de l’évènementiel match
    • Assure le lien avec les prestataires engagés (Sécurité, Hôtesses, Traiteur, Production TV, Speaker…)
    • Garant(e) du montage / démontage des espaces réceptifs et de l’esplanade grand public
    • Chef d’orchestre des animations, stands, expositions…
  • Relai de l’intendance sur la gestion des tenues de jeu (Domicile / Extérieur) sur les différentes compétitions
  • Pilotage du réseau bénévoles pour affectation missions ponctuelles.
  • S’assurer de la bonne gestion locative des appartements pour l’équipe professionnelle (Etats des lieux – Agencement) en lien avec l’assistant administratif
  • Maîtrise budgétaire des déplacements en lien avec la cellule comptabilité et les volontés du staff sportif – S’assure de la bonne application par l’assistant administratif
    • Construction des itinéraires logistiques (Bus, Train, Avion)
    • Réservation des billets pour l’ensemble de la délégation en lien avec la Direction sportive
    • Réservation des hébergements et nuitées hôtelières selon cahier des charges
    • Gestion de la restauration dans le cadre des déplacements
  • Garant de l’accueil des délégations (arbitres et équipes adverses) dans le cadre des matchs à domicile en animation directe de l’assistant administratif
    • Réservation ou préconisation des complexes hôteliers avec nos partenaires
    • Lien opérationnel avec le partenaire TAXI / BUS pour transit montpelliérain
  •  Référent(e) auprès de l’équipementier PRO / AMATEUR (commande – personnalisation – livraison – dispatch)

PROFIL RECHERCHÉ

Pour remplir vos missions et répondre à nos attentes, vous devez avoir certaines qualités et savoir-être :

  • Management d’équipe
  • Rigueur, Sens de l’organisation, Gestion des priorités
  • Prise d’initiative et autonomie
  • Détermination et Ténacité
  • Bon rédactionnel et aisance relationnelle
  • Maîtrise des outils bureautiques et Pack Office
  • Maîtrise de l’anglais professionnel impératif (Oral / Ecrit)
  • Permis de conduire souhaité

POSTULER A CETTE OFFRE:

  • CV & Lettre de Motivation à envoyer par mail à hfm.manna@gmail.com
  • Rappeler la référence « CDI SECRETAIRE DE DIRECTION » en objet de votre mail
  • Clôture des candidatures: FIN JUIN 2021

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À TRES BIENTÔT AVEC LE BLMA